Att turnera kan vara det absolut roligaste som finns, men det kan också ge upphov till en hel del huvudvärk. Grunden för en lyckad turné är noggrann planering och väl genomförda förberedelser. Trots noggrann planering och väl genomförda förberedelser kommer dock alltid akuta frågor som behöver lösas där och då att uppstå, vilket är en del av charmen. En turné kan vara precis hur stor och omfattande som helst, vilket jag inte går in på här, utan nedan följer några tips som är bra att känna till i början av karriären.
För att en turné ska bli av är det många bitar som behöver falla på plats. För det första behöver man bestämma var och varför just där – t.ex. där fansen finns, eller om det finns intresse på nya marknader. Nästa fråga är när och. varför just då- t ex. i samband med ett skivsläpp. Det lönar sig att ha en tanke bakom såväl var- som när-frågan, och till sist behöver spelningarna bokas och marknadsföras. Oftast bokas spelningarna av en bokningsagent, men man kan också göra det själv. Dock ska man aldrig underskatta värdet av att anlita någon som känner till såväl territoriet som de lokala aktörerna. Vanligtvis bokas turnéer sex till tolv månader i förväg, även om det kan ske både längre i förväg eller närmare inpå.
Förproduktion
För en lyckad turné är en väl genomförd förproduktion avgörande. Förproduktion är ett samlingsnamn för planeringen av till exempel budget, logistik, crew, och slutligen koordinering med varje enskilt spelställe. Arbetet sköts i huvudsak av en production manager (PM), om ofta kommer från ett bokningsbolag, men som också vara en extern person eller en person från managementsidan. Inte sällan har turnéledaren hand om förproduktionen, men det förekommer också att band sköter det själva. Det viktigaste är inte vem som genomför det, utan att det genomförs väl. Målet är att reda ut alla eventuella frågetecken i förväg för att allt ska flyta på så smidigt som möjligt och att ovälkomna överraskningar undviks.
Hur långt i förväg förproduktionen påbörjas varierar, bland annat efter hur stor turnén eller dess produktion är, och vad det är för typ av spelningar. Arrangörer av festivaler, där hundratals artister ska spela inom loppet av några dagar, brukar vilja komma igång betydligt tidigare än arrangörer vid enskilda spelställen.
Bud
När turnéperioden är fastställd och börjat förfrågningar börjar komma in så kommer dessa i form av bud. Buden behöver kollas noga före de konfirmeras. Vid oklarheter är det alltid värt att dubbelkolla före konfirmation. Har man tackat ja till ett bud är det bindande. Av ett bud bör alltid framgå biljettpris, vad som ingår i form av ersättning, skatter/andra avdrag, samt eventuell procentsplit mellan artist och promotor, logi, lokala transporter, backline och catering.
Resor
Här spricker många budgetar, för hur man än gör kostar det inte sällan skjortan att åka på turné. Oavsett hur transporterna läggs upp, om det är med flyg, nightliner, van eller tåg så brukar det löna sig att vara ute i god tid, både vad gäller reseutbud och prismässigt. Handlar de om de första turnéerna och ekonomin är tight, vilket är ett faktum i de flesta fallen, brukar det inte sällan vara vanen som gäller. Är det en bit att köra mellan gigen kan det vara värt att investera i en chaufför. Det brukar bli sena kvällar, tidiga morgnar och det är guld värt att som artist kunna spendera en del av tiden i bilen med att komma ikapp med sömnen och slippa dividera om vems tur det är att köra. Oftast finns ljud- och ljustekniker lokalt på stället, och ska det investeras i något crew på de första vändorna är en chaufför ett bra alternativ. Med lite tur kan denne också sälja merchandise.
Rider
När alla bitar ovan är på plats ska dessa sammanfattas i en rider. En rider är ett av de viktigaste elementen för en lyckad förproduktion. En rider bör innehålla all den information som arrangörerna bör känna till för ett lyckat framträdande, t.ex. kontaktpersoner, hur många det är som kommer, vilket crew som kommer med, vilken teknisk utrustning ni har med er, och hur ni reser – om det är med van eller buss är det viktigt att specificera hur långt fordonet är för att arrangören ska kunna säkra parkeringsplats i förväg, vid resa med buss behövs sannolikt också ström till den. Ridern ska sedan skickas till arrangören.
En rider ska alltid innehålla en stageplot, en skiss över hur scenupplägget ser ut med utrustning och mikrofoner o.s.v., och en inputlist. Det finns helt okej verktyg online för att sätta ihop stageplots. Google brukar vara hjälpsamt. Inputlistan görs med fördel av en ljudtekniker. Stageplot och inputlist underlättar mycket för det lokala crewet när det kommer till förberedelser och change overs.
Samtidigt som ni kontaktar varje arrangör eller spelställe och skickar er rider, är det också lämpligt att be om en specifikation över spelstället, en så kallad venue spec – vilken bör innehålla all relevant information om spelstället, så som scenstorlek, teknisk specifikation på vad som finns in-house, information om loger och duschar samt parkering och hålltider. Var också noga med att få ett telefonnummer till er kontaktperson för respektive spelställe och dag.
När ni fått information från alla spelställen är det lämpligt att sammanställa en turnébok med all relevant info för varje spelning, och skriva ut den så att ni alltid har den lättillgänglig under hela turnén.
Merch/Merchandise
Merch är en av de absolut viktigaste intäkterna när det kommer till livesidan, och kan vara en avgörande inkomst för turnéns finanser – se därför till att planera den noga. Se till att all merch trycks upp i god tid och att ni har tillräckliga mängder. För turnéer utomlands kan det vara billigare att trycka den någonstans lokalt, och få den levererad till första spelstället, och eventuellt till något stopp i mitten – då merch ofta är ganska platskrävande.
Watain på turné. Foto: Lisa Hellberg.
Carnet
För spelnigar utanför EU, om det så bara handlar om att åka över till Norge, kan det vara bra att ha en ATA-carnet. En ATA-carnet är ett fraktdokument som fungerar som ett pass för utrustningen, och används för tillfällig export av varor för att ni ska slippa betala tull vid gränspassagen. En ATA-carnet ansöks hos Handelskammaren, som brukar vara väldigt hjälpsamma. Handlar det om en mindre turné brukar det gå bra utan, men om man har en större produktion är en ATA carnet nödvändig för att inte förlora värdefull tid i tullen och riskera att missa en spelning.
Visum
För turnéer dit visumkrav finns brukar bokare eller arrangörer vara tydliga med det, och i de flesta länder brukar någon av dessa sätta er i kontakt med en lokal person som hjälper till med att ordna detta. Visum kostar olika och tar olika lång tid att få klart, beroende på vilket land de handlar om. Bland de dyraste och mest omständliga länderna är USA – där är det bra att inleda visumprocessen minst sex månader i förväg och anlita en amerikansk visumagency.
Liverapportering till STIM eller annan upphovsrättsorganisation
Vid hemkomsten är det viktigt att rapportera spelningarna (setlists, med uppgift om plats, dag och arrangör) till STIM eller till den upphovsrättsorganisation ni är anslutna till, då det finns viktiga pengar att hämta där som inte helt sällan glöms bort. Spelningar kan rapporteras oberoende av om de ägt rum Sverige eller utlandet, och det görs lätt och smidigt på upphovsrättsorganisationens hemsida.
Lisa Hellberg jobbar sedan 2015 på managementbolaget Versity Music, där hon i huvudsak har hand om artisternas turnérande över hela världen. De senaste åren artbetar hon mest intensivt med bandet Watain.
Vid sidan av Versity jobbar Lisa också med management, huvudsakligen med svenska bandet MaidaVale.
Versity Music är ett Stockholmsbaserat managementbolag som även driver dotterbolaget Versity Rights, en label som innehar mästerrättigheter i samarbete med de artister som har management hos Versity Music. Versity Music driver även Versity Production, som huvudsakligen arbetar med turnéproduktion. I Versity’s roster finns bland annat Watain, Backyard Babies och Entombed A.D.
